Auskunftsanfrage von Website – Nutzern erhalten? Bitte Fristen beachten!
Mit Inkfrafttreten der DSGVO haben auch alle Nutzer von (kommerziellen) Websites zusätzliche Rechte, die von manchen Nutzern auch eingefordert werden. Insbesondere hat jeder Nutzer einer Website ein Auskunftsrecht darüber, welche Daten von ihm verarbeitet worden sind. Nun werden Sie vielleicht denken „gar keine“ – das stimmt aber wahrscheinlich nicht. Und selbst wenn es so wäre, hat er ein Recht darauf, dass Sie ihm sozusagen bescheinigen, dass Sie nichts über ihn wissen. Und für alle diese Auskünfte haben Sie eine Frist von maximal 30 Tagen. Als Betreiber einer Unternehmens-Website sollten Sie auf jeden Fall (möglichst vor der ersten Anfrage) folgendes tun:
- Ihre Mitarbeiter darauf vorbereiten, dass derartige Anfragen kommen können – per Mail, Post oder Telefon
- Sie anweisen, zunächst nur den Eingang der Anfrage zu bestätigen und bei Telefonanrufen den Kontakt zu sichern
- sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Daten Ihre Website sammelt (beispielsweise handelt es sich bei den häufig in Logfiles abgespeicherten IP-Adressen um personenbezogene Daten!)
- Eine Vorlage für eine Auskunft, angepasst an Ihre Website, erstellen, die dann mit den angefragten Daten gefüllt wird
Haben Sie schon eine Anfrage bekommen? Dann habe ich folgende Tips für Sie:
- Prüfen Sie genau, welche Daten Sie über den Nutzer haben, nicht nur auf der Website, sondern in Ihren Mails, Kundendaten, externen Mailing-Tools usw. Das schlechteste, was Sie tun können, ist dem Nutzer eine Auskunft zu geben, bei der er sofort erkennen kann, dass sie unvollständig ist, weil er z.B. von Ihnen Mails bekommen hat, Sie aber nur an die Website gedacht haben.
- Nutzen Sie die 30-Tage Frist nicht unbedingt bis zum letzten aus; eigentlich muss die Auskunft so bald wie möglich erteilt werden
- Denken Sie daran, dass durch die Auskunft selbst unter Umständen personenbezogene Daten entstehen, über deren Nutzung Sie den Gegenpart wiederum informieren müssen. Das ist vor allem dann etwas kurios, wenn Sie vorher tatsächlich keine Daten über die Person hatten – nach der Auskunftserteilung haben Sie natürlich Daten über ihn und Sie wollen diese auch aufbewahren, damit Sie z.B. gegenüber der Landesdatenschutzbehörde Rechenschaft ablegen können, falls der Nutzer sich dort beschwert.
Sie haben noch Fragen zum Auskunfts- und Löschanspruch oder brauchen Hilfe bei einer konkreten Anfrage? Sprechen Sie mich an. Ich habe in vergleichbaren Fällen bereits Beratungen durchgeführt.